Chemonics seeks an accountant for the ongoing USAID FHM Engage project in Madagascar. The project aims to improve the availability of key commodities in the private sector by playing a market facilitation role, improve accreditation and quality of private sector services, ensure that consumer markets drive demand, and improve access to hard-to-reach urban and peri-urban populations, including youth, improve leadership through public-private partnerships to facilitate strategic health market decisions and activities that strengthen product and service delivery in the private sector and mobilize financial resources to improve private sector provider capacity, responsiveness, and financial sustainability. The accountant will work in all aspects of accounting and financial management of the project. This position will be based in Antananarivo, Madagascar. He/she will perform and enter the processing of accounting transactions in accordance with general accounting principles and adhere to the procedures of the central field office accounting manual as well as USAID and Chemonics policies, procedures, and regulations. We are looking for individuals who have a passion for making a difference in the lives of people around the world.
Responsibilities include:
- Maintain an adequate accounting department, checking the project’s internal control system to ensure that policies and procedures are followed, including:
- Prepare checks, transfers, receipts and journals
- Review all accounting documents for accuracy and legitimacy
- Verify all payments prior to approval by Operations & Finance Manager and/or Chief of Party
- Data entry of all approved vouchers into ABACUS (Chemonics local office accounting system)
- Complete and submit monthly bank reconciliations; serve as point of contact for questions and corrections from Grant Thornton and/or HQ.
- Review copies of all receipts for all expenses submitted to the project.
- Facilitate the provision of information and documents during audits.
- Review travel and advance authorization requests and expense reports prior to submission for review by the Operations and Finance Manager and approval by the Chief of Party.
- Enter all transactions into Chemonics’ accounting software, ABACUS.
- Review procurement transactions and ensure that all supporting documentation and approvals are accurate and complete before paying supplier.
- Ensure that all vouchers are in order, correctly completed and accompanied by bank slips/cheque copies.
- Ensure proper accounting documentation is maintained for all payment transactions for vouchers, checks and transfer forms, project accounting file system, and tax files.
- Liaise with the income tax authority and remit employee withholding taxes on a monthly basis. Manage the processing of local taxes for the program if any.
- Collect and analyze monthly expenditure requirements and prepare monthly transfer requests and submit monthly bank transfer request to Operations and Finance Manager.
- Prepare monthly bank reconciliations for USD and local currency accounts and verify all deposits and withdrawals.
- Support the Operations and Finance Manager in reviewing invoices from subcontractors and consultants.
- Ensure that all transactions comply with USAID rules and regulations.
- Support the Operations and Finance Manager with other administrative and technical components to manage the project’s financial budgeting and progress of expenditure.
- Collect and maintain personnel files (staff and consultants) useful for accounting purposes: contracts, leave requests, timesheets, etc.
- Ensure strict compliance with USAID regulations and Chemonics standard policies and procedures at all times.
- Contribute to the timely completion of any other financial or contractual tasks assigned by the Operations and Finance Manager or his/her designee, to achieve project goals and objectives.
- Other duties as assigned.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in accounting, finance or business administration.
- Minimum of five (5) years’ experience in a full-time accounting position.
- Must be able to pass an accounting exam administered by Chemonics with a score of 75% or higher.
- Demonstrated knowledge and understanding of USAID regulations and cost accounting principles.
- Knowledge of Madagascar’s operating environment, including registration, taxes, and labor laws.
- Advanced computer skills in MS Office programs, particularly Excel, are required. Experience with QuickBooks or similar accounting software is preferred.
- Excellent administrative, organizational, written and oral communication skills.
- Excellent oral and written French is required. Fluency in English and Malagasy is preferred.
Application instructions:
Please send an email with your CV and cover letter attached and technical specialist in the subject line to FHMMadagascarRecruit@chemonics.com by August 30, 2024 No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.
Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.
Chemonics values the protection of your personal data. If you are in the European Union, please read our EU Recruiting Data Privacy Notice to learn how we process personal data. You may access the notice via the following link: https://chemonics.com/eu-recruiting-data-privacy-notice/.
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Comptable | Madagascar | 2024
Chemonics recherche un comptable pour le projet en cours USAID FHM Engage à Madagascar. Le projet a pour objectif d’améliorer la disponibilité des produits de base dans le secteur privé en jouant un rôle de facilitation du marché, améliorer l’accréditation et la qualité des services du secteur privé, veiller à ce que les marchés de consommation stimulent la demande et améliorent l’accès aux populations urbaines et périurbaines difficiles à atteindre, y compris les jeunes, améliorer le leadership par le biais de partenariats public-privé afin de faciliter les décisions et les activités stratégiques sur le marché de la santé qui renforcent la fourniture de produits et de services dans le secteur privé et mobiliser des ressources financières pour améliorer la capacité, la réactivité et la viabilité financière des prestataires du secteur privé. Le comptable travaillera sur tous les aspects de la comptabilité et de la gestion financière du projet. Le comptable fera et saisira le traitement des transactions comptables conformément aux principes généraux de la comptabilité et adhérera aux procédures du manuel de comptabilité du bureau central sur le terrain ainsi qu’aux politiques, procédures et réglementations de l’USAID et de Chemonics. Ce poste sera basé à Antananarivo. Nous sommes à la recherche de personnes passionnées par l’amélioration de la vie des gens à travers le monde.
Les tâches et les responsabilités sont les suivantes :
- Maintenir un service de comptabilité adéquat, vérifier le système de contrôle interne du projet pour s’assurer que les politiques et les procédures sont respectées, y compris :
- Préparer les chèques, les virements, les reçus et les journaux ;
- Examiner tous les documents comptables pour s’assurer de leur exactitude et de leur légitimité.
- Vérifier tous les paiements avant leur approbation par le responsable des opérations et des finances et/ou le Chief of Party
- Saisir les données de toutes les pièces justificatives approuvées dans ABACUS (le système comptable du bureau local de Chemonics).
- Compléter et soumettre les réconciliations bancaires mensuelles ; servir comme point de contact pour répondre au questions et corrections de Grant Thornton et/ou le siège.
- Examiner les copies de tous les reçus pour toutes les dépenses soumises au projet.
- Faciliter la fourniture d’informations et de documents lors des audits
- Examiner les demandes d’autorisation de voyage et d’avance ainsi que les notes de frais avant de les soumettre au revu du responsable des opérations et finances et à l’approbation du Chief of Party
- Saisir toutes les transactions dans le logiciel comptable de Chemonics, ABACUS.
- Examiner les transactions d’approvisionnement et s’assurer que toutes les pièces justificatives et les approbations sont exactes et complets avant de payer le fournisseur.
- S’assurer que toutes les pièces justificatives sont en ordre, correctement remplies et qu’elles sont accompagnées de bordereaux bancaires/copies de chèques.
- Veiller à la tenue d’une documentation comptable appropriée pour toutes les transactions de paiement pour les bons, les chèques et les formulaires de virement, le système de fichiers comptables du projet, et les fichiers fiscaux ;
- Être la liaison avec l’autorité chargée de l’impôt sur le revenu et verser les retenues à la source des employés sur une base mensuelle. Gérer le traitement des taxes locales pour le programme s’il y en a.
- Collecter et analyser les besoins me dépenses mensuels et préparer les demandes de virements mensuels et soumettre la demande mensuelle de virement bancaire au responsable des opérations et des finances
- Préparer les réconciliations bancaires mensuels pour les comptes en USD et en devise locale, et vérifier tous les dépôts et retraits.
- Soutenir le Responsable des opérations et des finances dans l’examen des factures des sous-traitants et consultants.
- S’assurer que toutes les transactions sont conformes aux règles et réglementations de l’USAID.
- Soutenir le responsable des opérations et des finances ainsi que d’autres composantes administratives et techniques dans la gestion de la budgétisation financière du projet et le suivi de l’état d’avancement des dépenses.
- Collecter et maintenir les dossiers du personnel (staff et consultants) utiles à la comptabilité : contrats, demande de congé, timesheets, etc.
- Veiller au strict respect des réglementations de l’USAID et des politiques et procédures standard de Chemonics à tout moment.
- Contribuer à la réalisation en temps voulu de toute autre tâche financière ou contractuelle confiée par le Responsable des opérations et des finances ou son représentant afin d’atteindre les buts et objectifs du projet
- Autres tâches assignées.
Qualifications professionnelles:
- Licence en comptabilité, finance ou administration des affaires.
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste de comptable à plein temps.
- Doit être capable de passer un examen de comptabilité administré par Chemonics avec un score de 75 % ou plus.
- Connaissance et compréhension démontrées des règlements de l’USAID et des principes de comptabilité analytique.
- Connaissance de l’environnement opérationnel de Madagascar, y compris l’enregistrement, les taxes et le droit du travail.
- Des connaissances informatiques avancées des programmes MS Office, en particulier d’Excel, sont nécessaires. Une expérience de QuickBooks ou d’un logiciel de comptabilité similaire est préférable.
- Excellentes compétences en matière d’administration, d’organisation et de communication écrite et orale.
- Une excellente maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit, est requise. La maîtrise de l’anglais et du malgache est préférable.
Modalité de candidature:
Veuillez envoyer un courriel avec votre CV et votre lettre de motivation en pièce jointe et “Comptable” en objet à FHMMadagascarRecruit@chemonics.com avant le 30 août 2024. Pas de demande de renseignements par téléphone, s’il vous plaît. Chemonics contactera les finalistes.
Chemonics est un employeur qui prône l’égalité des chances et ne pratique aucune discrimination dans ses pratiques de sélection et d’emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’origine nationale, de l’affiliation politique, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état civil, du handicap, de l’information génétique, de l’âge, de l’appartenance à une organisation d’employés ou de tout autre facteur non lié au mérite.
Chemonics accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Si vous êtes dans l’Union Européenne, veuillez lire notre Avis de confidentialité des données de recrutement de l’UE pour comprendre comment nous traitons les données personnelles. Vous pouvez accéder à cet avis via le lien suivant : https://chemonics.com/eu-recruiting-data-privacy-notice/.